Perjalanan suatu bisnis tidak akan pernah
bisa lepas dari perkembangan teknologi. Bisnis dan teknologi seakan menjadi dua
hal yang saling berkaitan dan mempengaruhi, misalnya seperti penggunaan
software ERP dalam sebuah bisnis. Selain bertujuan untuk memastikan
perkembangan bisnis tersebut, penggunaan sistem ERP ini memiliki tujuan yang
beraneka ragam.
Beberapa tujuan penggunaan ERP dalam
bisnis adalah untuk optimatisasi dan integritas semua proses dalam berbisnis,
membagikan database yang umum dan praktik bisnis lewat interprise, menghasilkan
sebuah informasi yang sebenar-benarnya. Selain itu, ERP juga memungkinkan
adanya sebuah perpaduan proses transaksi dan kegiatan perencanaan
Keuntungan
Menggunakan Software ERP
Setelah mengetahui tentang tujuan pengguaan
ERP, maka selanjutnya kita akan mengulas mengenai keuntungan yang diperoleh
oleh perusahaan jika mau menggunaka software Sistem Cloud ERP. Apa saja keuntungannya?
Sistem integrasi bisa membuat proses
pengambilan keputusan menjadi lebih efektif dan efisien
ERP bisa memungkinkan terjadinya sebuah
integrasi secara global. Permasalah umum berupa perbedaan valuta, perbedaan
bahasa dan budaya, bisa diselesaikan dengan lebih mudah dan secara otomatis.
Dengan begitu, data bisa diintegrasikan dengan lebih mudah
ERP tidak hanya berfungsi untuk memadukan
data dan sumber daya saja, namun juga bisa membantu menghilangkan kebutuhan
pemutakhiran dan pembetulan dari sistem komputer yang terpisah.
ERP bisa membuat terjadinya manajemen
pengelola operasi. Menggunakan ERP manajemen ini tidak hanya mampu digunakan
untuk menjawab pertanyaan mengenai bagaimana keadaan kita saja, melainkan juga
bisa menjawab pertanyaan lain seperti apa yang harus kita lakukan untuk menjadi
lebih baik lagi.
Terakhir ERP juga bisa digunakan untuk
membantu melancarkan pelaksanaan manajemen supply chain dengan kemampuannya
untuk memadukan semuanya.
Modul-Modul Umum yang
Ada dalam ERP
Hampir setiap jenis proses bisnis bisa
didukung dengan menggunakan sistem ERP. Hal ini karena ada banyak pilihan modul
yang tersedia dalam software ini sehingga perusahaan bisa leluasa memilih modul
mana yang ingin digunakan. Berikut ini beberapa modul utama yang bisa dikelola
oleh sistem ERP:
Sales Order Processing
Seluruh organisasi komersial tentunya
mendapatkan keuntungan dan sumber daya dari penjualan mereka. Sistem ERP
mempunyai modul penjualan yang bisa menerapkan fungsi penempatan pesanan,
penjadwalan pesanan, pengiriman dan invoice atau faktur, sehingga semuanya bisa
menjadi lebih mudah.
Purchasing
Sistem ERP mempunyai modul pembelian yang
bisa membantu mempercepat proses pembelian bahan baku dan perlengkapan lainnya
yang diperlukan. Sistem ini akan melakukan otomatisasi proses identifikasi dari
calon pemasok, negosiasi harga, pembelian dan proses penagihan.
CRM
Modul CRM bermanfaat untuk membantu
meningkatkan kinerja penjualan lewat layanan pelanggan yang lebih baik
lagi dan menjalin hubungan yang sehat dengan para pelanggan. Selain ini, modul
ini juga bisa digunakan untuk membantu perusahaan dalam mengelola dan melacak
informasi prospek dan pelanggan, seperti riwayat komunikasi, panggilan
pertemuan, data transaksi yang mereka lakukan, durasi kontrak dan lain-lain
Production Planning
Modul produksi ini akan bermanfaat untuk
membantu anda dalam merencanakan dan mengoptimalkan kapasitas produksi, suku
cadang, komponen dan sumber daya material. Hal ini bisa dilakukan karena memang
dalam modul ini terdapat data produksi historis dan perkiraan penjualan
keuangan.
Financial Accounting
Modul financial accounting yang ada pada
sistem ERP adalah inti dari seluruh sistem yang ada pada software ERP.
Didalamnya terdapat seluruh data keuangan yang dikumpulkan dari berbagai
departemen functional, selanjutnya akan menghasilkan sebuah laporan keuangan
Human Resources
Modul ini bisa membantu anda dalam
mengelola sumber daya manusia dan modal manusia. Modul HR ini secara berkala
akan memeriksa kelengkapan dari basis data karyawan, termasuk informasi kontak,
rincian gaji, absensi, evaluasi kinerja dan promosi.
Jenis-Jenis
Pengembangan ERP
Software ERP juga mengalami beberapa
pengembangan yang tentunya di setiap fase, perkembangan tersebut selalu
memiliki peningkatan dibandingkan fase sebelumnya. Apa saja jenis-jenis
pengembangan ERP?
On-Premise ERP
On premise ERP disebut juga dengan ERP
konvensional atau ERP di tempat. Sistem ERP ini dipasang secara lokal di
perangkat keras dan server komputer yang dikelola oleh staf TI yang ahli.
Dengan begitu, perusahaan bisa mengelola sistem ERP ini secara in-house.
Investasi awal untuk ERP yang satu ini terbilang tinggi. Hal ini karena,
perusahaan juga harus mempekerjakan staf TI.
Staf TI tersebut adalah orang yang
nantinya akan bertangung jawab untuk mengelola dan memelihara sistem ERP .
Selain itu, dalam hal upgradenya juga akan memerlukan banyak sekali usaha,
karena tim harus melakukan deployment pada beberapa komputer. Selanjutnya tim
akan menerapkan ulang berbagai penyesuaian dan integrasi dengan sistem yang
telah digunakan sebelumnya.
Namun, meski memerlukan biaya dan usaha
yang banyak, solusi ERP konvensional ini masih banyak sekali diminati.
Alasannya, karena sistem ini memungkinkan perusahaan untuk menangani
data-datanya sendiri. Dengan begitu, keamananpun juga bisa lebih pasti.
Hebatnya lagi, sistem ini juga memberikan
penawaran menarik lainnya seperti kemudahan untuk penyesuaian dan memberikan
lebih banyak kontrol atas proses implementasi. Jenis ERP yang satu ini umumnya
lebih populer di kalangan perusahaan berskala besar
Cloud ERP
Sistem ERP berbasis Cloud adalah jenis ERP
yang memungkinkan sebuah perusahaan untuk mengelola data secara terpusat lewat
koneksi internet. Vendor ERP akan bertanggung jawab penuh pada kelancaran
sistem ini dan mengawasinya lewat back end. Jadi para pengguna hanya
membutuhkan username dan password saja untuk bisa mengakses sistem dari
browser.
Untuk masalah biaya investasi, jenis ERP
ini bisa dibilang jauh lebih rendah, terutama jika dibandingkan dengan biaya
invenstasi ERP konvensional. Namun, dalam penggunaaanya, anda akan dikenakan
biaya overhead yang harus dibayar selama menggunakan sistem ini. Sistem ERP ini
biasanya lebih populer di kalangan bisnis yang berskala kecil dan menengah.
Hybrid ERP
Hybrid ERP adalah kombinasi dari On
Promise ERP dan Cloud ERP, serta solusi ERP. ERP jenis ini bermanfaat
sebagai solusi logis untuk banyak perusahaan yang ingin meningkatkan sistem ERP
konvensional mereka tanpa perlu mengubahnya. Selain bermanfaat untuk memisahkan
fungsi antara ERP konvensional dan berbasis Cloud, Hybrid ERP juga akan
membantu perusahaan untuk mengintegrasi atau menambahkan fungsi ke sistem ERP
yang ada dengan biaya minimum.
Biaya Sewa Software
ERP
Sebelum membahas tentang biaya sewa
software ERP, ada baiknya anda mengetahui besarnya biaya yang mempengaruhi
harga sewa software ERP. Jadi Anda lebih paham mengapa biaya sewa software ERP
rata-rata memang mahal. Berikut ini adalah perkiraan harga pembuatannya:
Biaya Sewa Software ERP – Harga Aplikasi
Harga aplikasi ERP bisa dibilang sangat
mahal. Contohnya dari sebuah ERP yang banyak digunakan oleh perusahaan kecil
dan menengah dengan jumlah pemakaian 20 secara bersamaan:
Harga aplikasinya saja sekitar 10.000 USD
atau sekitar 120 juta rupiah, sudah termasuk 3 user/pemakai.
Jika ada tambahan user maka akan tambah
lagi sekitar 2000 USD atau sekitar 24 juta per usernya. Apabila ingin tambah 17
maka biaya yang harus dikeluarkan : 17 x 24 juta= 408 juta rupiah
Jadi total keseluruhan harga aplikasi
untuk 20 user adalah 120 juta + 408 = 528 juta rupiah.
Biaya Sewa Software ERP – Biaya Implementasi
Selanjutnya biaya implementasi umumnya
minimal sekitar 30.000 USD atau sekitar 360 juta rupiah.
Biaya Sewa Software ERP – Biaya Lisensi Tahunan
Selanjutnya untuk biaya license tahunan
yang harus dikeluarkan sekitar 17% dari harga aplikasi atau 17% x 408 juta = 90
juta per tahunnya.
Biaya Sewa Software ERP – Sewa Cloud
Biaya sewa cloud spesifikasi standarnya
sekitar 5 juta per bulannya atau sekitar 60 juta rupiah per tahunnya.
Jadi bila kita menjumlahkan semuanya, maka
untuk biaya investasi awal saja adalah 528 juta + 360 juta = 888 juta rupiah.
Untuk biaya tahunan yang harus dibayar =
90 juta + 60 juta = 150 juta per tahunnya.
Kesimpulannya, biaya untuk membuat dan
memiliki ERP memang sangatlah mahal. Tak heran jika kebanyakan hanya
perusahaan-perusahaan besar saja yang menggunakan ERP karena mahalnya biaya
tersebut. Namun belakangan ada satu solusi selain membuat ERP sendiri yaitu
menyewa ERP.
Berbeda dengan membuat dan memiliki ERP yang akan memerlukan biaya yang besar di awal, menyewa ERP bisa dibilang tidak terlalu memerlukan biaya yang besar. Untuk sewa ERP sebuah perusahaan hanya perlu mengeluarkan biaya sekitar 2 juta hingga 15 juta rupiah per bulan, tergantung banyaknya user, jenis dan di mana anda menyewa ERP.